Поступили 87% подавших заявления

Что было
Колледж получал много обращений и заявок через разные каналы (сайт, звонки, личные визиты), но только 44% доходила до зачисления.
Все контакты фиксировались в двух отдельных гугл-таблицах: «подали документы» и "заключили договор". Для того чтобы понять, кто не заключил договор или не записался на вступительные испытания, сотрудники вручную скачивали обе таблицы, настраивали функцию ВПР, выявляли нужных людей и делали рассылки.
Системного прогрева не было — абитуриенты «остывали» и уходили к конкурентам.

Боль клиента
— Обращений много, а зачислений мало
— Нет единой базы, контакты разрознены
— Нет автоматических прогревочных рассылок
— Сотрудники тратят часы на ручное сведение таблиц

Что сделали
— Внедрили CRM (Битрикс24) — все заявки из всех источников (звонки, сайт, личные обращения, выставки) стали попадать в единую базу.
— Настроили воронку поступления и подготовили автоматические прогревочные рассылки для каждого этапа:
 — после заявки: как подать документы, сроки, перечень;
 — после подачи документов (если есть вступительные испытания): информация о вступительных испытаниях;
 — после подачи документов (если нет вступительных испытаний): напоминание о подписании договора;
 — для тех, кто не завершил шаг: короткое сообщение с ответами на частые возражения.
— Обучили сотрудников приёмной комиссии работать с CRM (фиксировать даже тех, кто пришёл лично, чтобы ни одна заявка не выпадала из системы).
— Настроили сегментацию: автоматические списки «подали, но не заключили», «не записались на вступительные испытания» для точечных дожимающих рассылок.
— Интегрировали CRM с сайтом — заявки с онлайн-форм сразу попадали в систему.

Что получили
— Из тех, кто подал заявление с документами, до зачисления дошло 87%
— Доля потерянных абитуриентов сократилась в 4 раза
— Сотрудники перестали тратить время на ручное сведение таблиц — все данные в одном месте, отчёты формируются быстро и легко.